Ngày 2/7/2021, thông qua cuộc họp triển khai hoạt động cho Hội nghị VCCA 2021, Ban Tổ chức sự kiện đã đặt vấn đề về việc lên các phương án dự phòng tổ chức hội nghị trong điều kiện dịch Covid-19 tiếp tục diễn biến phức tạp tại khu vực TP.HCM.
Cuộc họp được Hội Tự động hóa Việt Nam (VAA) chủ trì tại Hà Nội cùng các đầu đầu liên quan gồm Hội Tự động hóa Tp. HCM, Hội Tự động hóa Đà Nẵng, Trường Đại học Bách khoa Tp. HCM. Cuộc họp nhằm đôn đốc tiến độ của các tiểu ban và lên phương án dự phòng cho Hội nghị khoa học và Triển lãm quốc tế về Điều khiển và Tự động hóa lần thứ 6 (VCCA 2021) khi dịch Covid-19 diễn biến phức tạp.
Theo kế hoạch đề ra, VCCA 2021 do Hội Tự động hóa Việt Nam (VAA) phối hợp với Đại học Bách khoa TP. HCM đồng tổ chức sẽ diễn ra từ ngày 3 – 6/11/2021 tại Tp. HCM. Như thường lệ, với mục tiêu kết nối 4 nhà, VCCA 2021 sẽ diễn ra các hoạt động chính: Hội nghị khoa học, Triển lãm công nghệ và Diễn đàn doanh nghiệp.
Chủ trì cuộc họp, TS. Dương Nguyên Bình – Trưởng Ban tổ chức VCCA 2021 cho biết: Ngay từ đầu năm, đoàn cán bộ lãnh đạo VAA đã có các chuyến công tác tại khu vực miền Trung, miền Nam nhằm quảng bá, vận động các đơn vị tham gia sự kiện VCCA 2021. Đoàn công tác đã làm việc với Ban Giám đốc, Ban Giám hiệu nhiều trường đại học trên địa bàn các khu vực, làm việc với lãnh đạo Hội Tự động hóa ở các vùng miền để chuẩn bị cho công tác tổ chức sự kiện VCCA 2021.
Với bước khởi đầu chặt chẽ, đến nay, Ban Chương trình, Ban Doanh nghiệp, Ban Truyền thông, Ban Tổ chức đều đã bắt tay vào công việc chính. Tuy nhiên, do diễn biến phức tạp của dịch Covid-19, tiến độ triển khai của các tiểu ban còn chưa được như mong muốn bởi phải đặt ra các phương án khác nhau cho sự kiện này.
Về phía Ban Chương trình đã hình thành được website của hội nghị và cập nhật thông báo để các ủy viên theo dõi. Ban Chương trình cũng đề nghị lãnh đạo các trường Đại học Quốc gia Tp. HCM, Đại học Tôn Đức Thắng, Đại học Cần Thơ, Đại học Đà Nẵng,… nhắc nhở các trường thực hiện nộp bài báo đúng tiến độ.
Bên cạnh đó, để chuẩn bị phương án cho việc tổ chức Hội nghị khoa học theo cả hình thức trực tuyến và trực tiếp, tại Trường Đại học Bách khoa Tp. HCM đã chuẩn bị các phòng đủ điều kiện, trang bị camera, đường truyền ổn định đảm bảo trực tuyến với các tác giả ở nước ngoài hoặc những tác giả không thể đến dự trực tiếp.
Về phía Ban Doanh nghiệp, năm nay cũng chuẩn bị theo 2 phương án là cả trực tiếp và trực tuyến. Trong thời gian sớm nhất, Ban sẽ gửi thư mời vận động doanh nghiệp tham dự VCCA 2021, xây dựng kịch bản cho diễn đàn doanh nghiệp, tổ chức phong trào Gala dinner,…
Ban Tổ chức trong thời gian ngắn cần cân nhắc địa điểm phù hợp để tổ chức 3 hoạt động chính của sự kiện VCCA 2021 và đặt lịch cố định.
Từ báo cáo của các Ban, thống nhất đưa ra kế hoạch cần triển khai trong thời gian tới, TS. Dương Nguyên Bình cho biết: Ngày 15/7, sẽ phát hành 3 công văn là Call for paper lần thứ 2 của Ban Chương trình, thông báo lần thứ 2 của VAA đến tất cả các địa phương, phát hành thư mời tài trợ; Đề nghị mỗi tháng các ban cần họp với Ban Tổ chức để báo cáo về nội dung công việc đã triển khai; Các Ban chủ động công việc, tìm phương án đóng góp cho sự kiện.
Kết thúc cuộc họp, TS. Nguyễn Quân – Chủ tịch VAA cho hay: “Hiện nay, băn khoăn lớn nhất của chúng ta là địa điểm và tình hình dịch bệnh, hi vọng, đến tháng 11 dịch bệnh lắng xuống và VCCA 2021 sẽ diễn ra bình thường. Tuy nhiên, chúng ta vẫn cầ phải có phương án dự phòng, trong trường hợp dịch bệnh quá phức tạp thì sự kiện vẫn phải lùi lại. Do vậy, khoảng nửa tháng trước khi diễn ra sự kiện, Ban Tổ chức sẽ có thông báo cuối cùng. Bên cạnh đó, cuộc họp trực tuyến hàng tháng Ban Tổ chức sẽ thông báo đến các Ban trước 01 tuần để đôn đốc công việc và thực hiện kế hoạch đúng với lộ trình. Và sau buổi họp hôm nay, những việc đã chốt đề nghị các tiểu ban hoàn thành tốt”.
Thu Trang
