Năng lực hành chính của UBND xã ở thành phố Hà Nội trong tiến trình chuyển đổi số

Ảnh minh họa

1. Đặt vấn đề

Chuyển đổi số trong hệ thống chính trị - hành chính quốc gia đang trở thành một yêu cầu tất yếu, được Đảng và Nhà nước xác định là một trong ba đột phá chiến lược nhằm xây dựng nền hành chính hiện đại, phục vụ, minh bạch và hiệu quả. Nghị quyết số 52-NQ/TW (2019) về cách mạng công nghiệp lần thứ tư, và Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến 2030, đều nhấn mạnh vai trò then chốt của chính quyền cấp cơ sở trong việc hiện thực hóa các mục tiêu xây dựng Chính phủ số.

Thành phố Hà Nội, với vai trò là trung tâm chính trị - hành chính quốc gia và một trong các địa phương dẫn đầu về cải cách hành chính, đã và đang triển khai nhiều chương trình chuyển đổi số tại cấp cơ sở. Trong đó, Ủy ban nhân dân xã là cơ quan hành chính gần dân nhất được xem là nơi trực tiếp tổ chức thực hiện các dịch vụ công, điều phối quản lý nhà nước và phản ánh mức độ “thấm sâu” của cải cách hành chính vào đời sống xã hội.

Tuy nhiên, thực tiễn triển khai chuyển đổi số tại cấp xã trên địa bàn Hà Nội hiện vẫn còn nhiều thách thức. Sự thiếu đồng đều về hạ tầng, chênh lệch trình độ cán bộ, và việc thiếu cơ chế giám sát năng lực hành chính số đang cản trở quá trình hiện đại hóa nền hành chính cơ sở. Do đó, vấn đề đặt ra là: năng lực hành chính của UBND xã ở Hà Nội đã đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số hay chưa, và cần những giải pháp nào để nâng cao năng lực này một cách hiệu quả và bền vững?

Ảnh minh họa

2. Khái niệm năng lực hành chính và chuyển đổi số trong chính quyền địa phương

Theo tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), năng lực hành chính là khả năng của các tổ chức nhà nước trong việc xây dựng thể chế, thực thi chính sách và cung cấp dịch vụ công một cách hiệu quả, minh bạch và có trách nhiệm giải trình (OECD, 2019). Tại Việt Nam, khái niệm này được cụ thể hóa trong các công trình của Học viện Hành chính Quốc gia, gồm các yếu tố: (1) tổ chức bộ máy, (2) nhân sự và năng lực chuyên môn, (3) thể chế và quy trình làm việc, và (4) khả năng thích ứng công nghệ.

Chuyển đổi số trong chính quyền xã là việc áp dụng công nghệ số vào toàn bộ quy trình hoạt động quản lý, điều hành, cung cấp dịch vụ công tại cấp xã nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả và mức độ hài lòng của người dân. Theo UNDP (2022), cấp chính quyền cơ sở đóng vai trò quyết định trong việc bảo đảm “tính bao trùm” của chuyển đổi số, bởi đây là nơi người dân trực tiếp tương tác với bộ máy hành chính hằng ngày.

Việc đánh giá năng lực hành chính trong tiến trình chuyển đổi số cần tiếp cận theo mô hình tích hợp giữa quản trị truyền thống (hành chính công) và công nghệ (chính quyền số), đặt trên các trụ cột: (i) hạ tầng công nghệ, (ii) năng lực con người, (iii) văn hóa số, và (iv) hệ thống đánh giá minh bạch.

3. Thực trạng năng lực hành chính của UBND xã ở Hà Nội trong chuyển đổi số

3.1. Ưu điểm

Trong bối cảnh Hà Nội triển khai mạnh mẽ chuyển đổi số theo chỉ đạo của Trung ương, đặc biệt là Đề án 06/CP về phát triển dữ liệu dân cư và định danh điện tử, nhiều UBND xã tại các huyện ngoại thành đã thể hiện sự chuyển biến tích cực, bước đầu hình thành nền hành chính công hiện đại tại cấp cơ sở. Đáng chú ý, sự thay đổi này không chỉ đến từ chủ trương cấp trên mà còn là kết quả của nỗ lực nội tại từ các đơn vị hành chính cấp xã.

Trước hết, về hạ tầng công nghệ, các xã như Đông Dư (huyện Gia Lâm), Vân Nội (huyện Đông Anh) hay Cổ Đông (thị xã Sơn Tây) đã được đầu tư trang bị tương đối đầy đủ hệ thống máy tính, mạng nội bộ (LAN), phần mềm quản lý văn bản điều hành và cổng dịch vụ công trực tuyến. Theo báo cáo của Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội (2024), tỷ lệ hồ sơ được xử lý trực tuyến mức độ 3 và 4 tại một số xã ven đô đã vượt ngưỡng 75% llà một con số đáng ghi nhận trong bối cảnh còn nhiều địa phương trên cả nước chưa đạt được mức trung bình này. Điều này không chỉ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ mà còn giảm đáng kể chi phí hành chính và thời gian của người dân.

Bên cạnh hạ tầng, nguồn nhân lực cũng đang từng bước đáp ứng yêu cầu mới. Nhiều địa phương đã chủ động tổ chức các lớp đào tạo kỹ năng tin học cơ bản, hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý hành chính cho cán bộ công chức xã. Đặc biệt, các xã có cơ cấu cán bộ trẻ như Kim Chung (Đông Anh) hoặc Tả Thanh Oai (Thanh Trì) cho thấy mức độ thích nghi nhanh chóng với các nền tảng số, từ thao tác kỹ thuật đến cách thức tương tác điện tử với người dân. Việc hình thành một bộ phận công chức “nòng cốt số” tại cơ sở đang trở thành yếu tố hứa hẹn cho chiến lược dài hạn trong xây dựng chính quyền điện tử cấp xã.

Ảnh minh họa

Đáng chú ý hơn, nhiều mô hình hành chính số được thử nghiệm và bước đầu chứng minh hiệu quả. Mô hình “Zalo Official” của UBND xã Tiền Phong (huyện Mê Linh) giúp người dân dễ dàng tra cứu thủ tục, theo dõi lịch tiếp công dân và phản ánh thông tin nhanh chóng. Mô hình “camera giám sát công vụ” tại xã Tân Hội (Đan Phượng) không chỉ tăng tính minh bạch trong phục vụ mà còn tạo áp lực tích cực lên đội ngũ cán bộ tại bộ phận một cửa. Trong khi đó, hệ thống “lấy số tự động” tại xã Hồng Vân (Thường Tín) góp phần chuyên nghiệp hóa khâu tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, giảm tình trạng chen lấn và mất trật tự trong giờ hành chính.

Tuy các mô hình này vẫn còn ở giai đoạn thí điểm và chưa triển khai đại trà, nhưng sự hiện diện của chúng cho thấy một tín hiệu tích cực: UBND cấp xã ở Hà Nội không chỉ tiếp nhận thụ động chính sách chuyển đổi số từ cấp trên, mà đã bắt đầu biết vận dụng sáng tạo và phù hợp với điều kiện thực tế của mình. Điều này là một nền tảng quan trọng cho việc nhân rộng các mô hình “xã thông minh” trong thời gian tới.

2.2. Hạn chế

Dù đạt được nhiều kết quả tích cực, không thể phủ nhận rằng quá trình chuyển đổi số tại một bộ phận UBND xã trên địa bàn Hà Nội vẫn đang đối mặt với những khó khăn nhất định, đặc biệt tại các xã vùng xa, có điều kiện kinh tế - xã hội thấp hoặc mới sáp nhập, tổ chức lại.

Một trong những vấn đề nổi bật là sự chênh lệch trong mức độ triển khai giữa các xã. Trong khi các xã ven đô tiếp cận nhanh với hạ tầng và phần mềm quản lý, thì nhiều xã miền núi hoặc vùng sâu như Ba Trại, Minh Quang (huyện Ba Vì) hay Vạn Thái (huyện Ứng Hòa) vẫn đang thiếu máy móc, đường truyền internet không ổn định và chưa có điều kiện tiếp cận phần mềm hành chính công một cách đồng bộ. Nhiều nơi, quá trình số hóa vẫn dừng ở khâu báo cáo định kỳ, chưa thực sự thay thế được phương pháp làm việc truyền thống.

Trình độ công nghệ thông tin của cán bộ cấp xã vẫn là điểm nghẽn lớn. Theo khảo sát của Viện Nghiên cứu phát triển xã hội học (ISR, 2023), có tới 64% cán bộ trên 50 tuổi gặp khó khăn trong việc thao tác với phần mềm điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ xử lý hồ sơ và khả năng phối hợp liên thông với các hệ thống cấp trên. Việc thiếu hụt lớp cán bộ kế cận thành thạo kỹ năng số ở một số địa phương đang là rào cản đáng kể cho mục tiêu “chuyển đổi số toàn diện”.

Thêm vào đó, tâm lý e dè, ngại thay đổi và thói quen giấy tờ vẫn tồn tại khá phổ biến. Nhiều cán bộ xã có xu hướng duy trì song song cả hệ thống văn bản giấy và văn bản điện tử, dẫn đến trùng lặp, lãng phí thời gian và tiềm ẩn rủi ro sai lệch dữ liệu. Khi hệ thống công nghệ gặp trục trặc, họ thường quay trở lại xử lý hồ sơ thủ công, phản ánh tâm lý chưa thực sự tin tưởng vào hệ thống số hóa.

Cuối cùng, cơ chế giám sát và đánh giá năng lực hành chính trong chuyển đổi số vẫn chưa được thiết lập rõ ràng. Các chỉ số hiện hành chủ yếu mang tính định tính, như số lượt truy cập website xã hoặc số lượng hồ sơ tiếp nhận qua cổng dịch vụ công, chưa phản ánh được chất lượng phục vụ hay mức độ hài lòng thực chất của người dân. Việc thiếu bộ tiêu chí đánh giá cụ thể khiến cho năng lực hành chính số chưa được đo lường một cách minh bạch và nhất quán, dẫn đến khó xác định địa phương nào thực sự làm tốt và địa phương nào cần hỗ trợ.

Ảnh minh họa

4. Một số đề xuất nâng cao năng lực hành chính trong bối cảnh chuyển đổi số

Trước yêu cầu ngày càng cao của tiến trình chuyển đổi số trong quản lý nhà nước, việc nâng cao năng lực hành chính của Ủy ban nhân dân xã không chỉ là một yêu cầu cấp thiết mà còn là một bước đi mang tính chiến lược nhằm hiện đại hóa nền hành chính cơ sở, bảo đảm phục vụ người dân tốt hơn trong môi trường số. Những giải pháp đề xuất dưới đây cần được thực hiện một cách đồng bộ, có trọng tâm và sát với điều kiện thực tiễn của các xã thuộc các huyện ngoại thành thành phố Hà Nội.

Thứ nhất, chú trọng đào tạo và bồi dưỡng kỹ năng số cho đội ngũ cán bộ cấp xã.

Đây là yếu tố then chốt quyết định thành bại của quá trình chuyển đổi số ở cấp cơ sở. Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh, cán bộ xã cần được trang bị kỹ năng sử dụng phần mềm hành chính công, thao tác với cổng dịch vụ công trực tuyến, nắm vững quy trình số hóa hồ sơ, cũng như biết khai thác dữ liệu để phục vụ công tác quản lý và điều hành. Việc đào tạo nên được tổ chức theo hướng “cầm tay chỉ việc”, gắn với từng chức năng nhiệm vụ cụ thể, không dàn trải, lý thuyết. Đồng thời, cần thiết kế các khóa học khác nhau cho từng nhóm đối tượng như nhóm cán bộ trẻ được đào tạo nâng cao, còn cán bộ lớn tuổi sẽ được hướng dẫn kỹ năng cơ bản và cách thích nghi với môi trường làm việc điện tử. Việc duy trì các lớp tập huấn định kỳ theo cụm xã hoặc tổ chức theo hình thức trực tuyến linh hoạt cũng là phương án khả thi nhằm tiết kiệm chi phí nhưng vẫn bảo đảm hiệu quả thực hành.

Thứ hai, tăng cường đầu tư cho hạ tầng số một cách đồng bộ và hiệu quả.

Hạ tầng công nghệ thông tin là nền tảng vật chất thiết yếu giúp các UBND xã triển khai thành công chuyển đổi số. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy tại nhiều xã ngoại thành như ở huyện Ba Vì, Phú Xuyên, Mỹ Đức,... thiết bị công nghệ còn thiếu thốn, mạng internet chập chờn, phần mềm không đồng bộ, gây gián đoạn quá trình cung cấp dịch vụ công. Để khắc phục tình trạng này, thành phố cần ưu tiên bố trí ngân sách đầu tư máy tính cá nhân cho cán bộ, lắp đặt hệ thống mạng tốc độ cao, trang bị máy in, máy quét, và xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên biệt cho từng xã. Bên cạnh đó, việc liên thông dữ liệu xã - huyện - thành phố cần được thúc đẩy, đảm bảo mỗi xã là một “mắt xích” trong chuỗi quản lý thống nhất của chính quyền số. Ngoài ra, mô hình “kỹ thuật viên chuyển đổi số cấp huyện” hỗ trợ thường xuyên cho các xã cũng nên được thí điểm để kịp thời xử lý các sự cố kỹ thuật.

Thứ ba, đổi mới phương thức làm việc, từng bước hình thành văn hóa hành chính điện tử.

Chuyển đổi số không thể thành công nếu đội ngũ cán bộ không thay đổi tư duy và thói quen hành chính truyền thống. UBND xã cần chuyển từ làm việc thủ công sang số hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ: tiếp nhận - xử lý - lưu trữ - phản hồi đều cần thực hiện qua hệ thống phần mềm chuyên dụng. Việc ban hành văn bản giấy, họp trực tiếp, truyền đạt miệng,… cần được thay thế bằng việc sử dụng email công vụ, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu qua nền tảng nội bộ. Văn hóa công vụ thời đại số phải được xây dựng trên cơ sở minh bạch, tương tác thời gian thực và tinh thần phục vụ liên tục. Thành phố có thể triển khai các mô hình “xã thông minh” như quản lý dân cư bằng mã QR, app phản ánh kiến nghị, hệ thống theo dõi chỉ số hành chính trực tuyến,... từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động và chất lượng phục vụ người dân.

Thứ tư, thiết lập cơ chế đánh giá năng lực hành chính số hóa một cách bài bản, khách quan và minh bạch.

Nếu không có hệ thống đo lường hiệu quả, việc chuyển đổi số sẽ khó đi vào thực chất và dễ bị hành chính hóa. Do đó, cần xây dựng một bộ chỉ số đánh giá riêng dành cho UBND xã trong tiến trình số hóa, gồm các tiêu chí như: tỷ lệ hồ sơ tiếp nhận và xử lý trực tuyến mức độ 3, 4; thời gian trung bình giải quyết thủ tục; tỷ lệ cán bộ sử dụng thường xuyên phần mềm điều hành công vụ; mức độ cập nhật dữ liệu dân cư; mức độ hài lòng của người dân được khảo sát định kỳ; và khả năng phối hợp liên thông với các cấp chính quyền khác. Bộ chỉ số này cần được cập nhật hằng quý, công khai kết quả đánh giá, và gắn với chế độ thi đua - khen thưởng - xử lý trách nhiệm. Xã nào thực hiện tốt cần được biểu dương, hỗ trợ thêm về nguồn lực; ngược lại, xã nào thực hiện yếu cần xây dựng kế hoạch khắc phục cụ thể dưới sự giám sát của cấp huyện.

Năng lực hành chính của UBND xã không chỉ là điều kiện bảo đảm cho hoạt động quản lý nhà nước hiệu quả ở cấp cơ sở mà còn là nền tảng quan trọng để triển khai thành công chương trình chuyển đổi số trong toàn thành phố. Trong bối cảnh Hà Nội đang hướng đến mục tiêu trở thành đô thị thông minh, phát triển bền vững, thì việc nâng cao năng lực hành chính cấp xã không chỉ mang ý nghĩa quản lý mà còn là yêu cầu cấp thiết về mặt chiến lược.

Nguyễn Xuân Hương

Công ty TNHH MTV Nhà xuất bản Thể thao và Du lịch