Lời khuyên để lập biểu dự án tự động hóa hiệu quả

Với rất nhiều dự án tự động hóa và hệ thống thực hiện sản xuất MES đang được triển khai bởi nhiều nhà thầu, nhà tư vấn hiện nay, vấn đề quan trọng là phải có một qui trình tốt thay vì cố gắng đẩy tiến độ dự án càng nhanh càng tốt.

Trong rất nhiều dự án, thời gian chuẩn bị cơ sở (on – boarding time)– thời gian để lắp đặt tất cả phần cứng thích hợp, các tài khoản và các thiết bị ngoại vi và thời gian quen việc (ramp – up time), đó là thời gian cho một nhân viên mới từ lúc bắt đầu làm quen đến lúc có thể làm việc hiệu quả trong dự án – có thể mất một tháng thậm chí kéo dài lâu hơn nữa. Đây là khoảng thời gian không hiệu quả và chiếm một phần đáng kể chi phí của dự án.

Hầu hết các phòng công nghệ thông tin được giao nhiệm vụ chuẩn bị cơ sở bao gồm việc nối máy tính cá nhân, cài đặt tài khoản người sử dụng, và thiết lập các thanh công cụ tiêu chuẩn. Đối với cá nhân làm công việc văn phòng, quản lý chỉ cần cấu hình đơn giản như vậy, nhưng đối với những kỹ thuật viên trong dự án tự động hóa luôn cần lắp đặt thêm các phần cứng đặc biệt, thanh công cụ phần mềm, và quyền quản trị IT. Ngoài ra nhà thầu cũng cần phải biết tiến trình dự án tự động hóa của bạn và vai trò của họ trong toàn bộ dự án đó.

Như vậy điều quan trọng là thông tin này phải có sẵn để giúp giảm bớt thời gian chuẩn bị cơ sở và thời gian làm quen công việc. Nhất là khi thuê nhà thầu ở nước ngoài, các thông tin cần biết phải tìm kiếm dễ dàng. Khó khăn do chênh lệch múi giờ và vấn đề ngôn ngữ với các nhà thầu nước ngoài dẫn đến việc hiểu lầm các điều khoản đơn giản trong qui trình dự án có thể mất đến vài ngày để xem xét lại, ảnh hưởng xấu đến lịch trình dự án.

Trong dự án tự động hóa, thời gian chuẩn bị cơ sở IT tăng lên rất nhiều do việc cài đặt thêm thành phần cần thiết khác như thanh công cụ lập chương trình DCS hoặc PLC, các card mạng fieldbus, tài khoản quản lý cấu hình cho mã đầu vào và đầu ra, tài khoản theo dõi lỗi, tài khoản kiểm tra hệ thống, tài khoản cho hệ thống tài liệu, thanh công cụ quản lý dự án và quyền truy cập vào lớp vật lý. Cũng vì lý do trên, các tổ chức IT thông thường phân chia việc chuẩn bị cơ sở cho chính nhân viên của họ, bao gồm việc thêm các quyền quản trị và thanh công cụ phần mềm.

Nhà quản lý sản xuất nên làm việc với tổ chức IT của họ để bàn về vấn đề này. Đảm bảo rằng các nhà thầu sẽ có đủ thanh công cụ nhằm loại bỏ bớt các vấn đề phát sinh sau này.
Ngay khi các nguồn tự động hóa của bạn đã được chuẩn bị đầy đủ cơ sở, họ cần phải hiểu qui trình phát triển của bạn. May thay, nó không cần các thanh công cụ tinh tế tỷ mỉ để cung cấp thông tin này.

Một phương pháp thực thi dễ dàng là thông qua dịch vụ hợp tác hoặc một hệ thống Wiki cung cấp thông tin chuẩn bị cơ sở và qui trình làm quen việc. Wiki sẽ bắt đầu một danh sách các câu hỏi chung mà những người mới hay thắc mắc. Các câu hỏi thông thường được đặt ra là: Tôi nên làm gì đầu tiên?, Làm sao tôi biết công việc được phân cho tôi là gì? Làm thế nào tôi có thể xem lịch họp? Làm sao tôi có thể trình một báo cáo về hệ thống vận hành O/S, mã dự án, thanh công cụ …), Lịch của dự án như thế nào?, Lịch nghỉ như thế nào?… (Điều này quan trọng và thường xuyên bị bỏ sót khi thuê nhà thầu nước ngoài), Biểu đồ tổ chức dự án là gì? Ai là người liên lạc với bên bán và quan trọng nhất Ba ký tự viết tắt đầu tiên là gì?

Câu trả lời cho mỗi câu hỏi cần có hình ảnh minh họa của qui trình, thông tin của người chịu trách nhiệm trả lời, liên kết đến website tiếp đó một cách thích hợp cho để lấy thêm thông tin, và liên kết với thanh công cụ bên trong được sử dụng để khởi tạo một qui trình hoặc bắt đầu một hành động

Lợi ích của việc sử dụng Wiki là các thay đổi được hoàn thành nhanh chóng mà không phải gọi nguồn hỗ trợ IT. Một Wiki cũng có thể mở rộng nhanh chóng cho với qui trình và thông tin dự án đặc biệt.

Thời gian chuẩn bị cơ sở và thời gian làm quen việc đối với nhà thầu thường xuyên tính vào trong lịch trình của dự ánh nhưng thường xuyên bị đánh giá thấp. Tập trung thời gian làm việc với tổ chức công nghệ thông tin IT để chuẩn bị thanh công cụ và lập lịch làm việc trước khi dự án bắt đầu là một việc làm rất cần thiết, có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian không hiệu quả do đó tiết kiệm được nhiều chi phí phải trả cho dự án.

Phương Anh (Theo www.automation.com)
Số 112 (1+2/2010)♦Tạp chí tự động hóa ngày nay