Chuyển đổi số là câu chuyện tư duy người đứng đầu

Chuyển đổi số chưa bao giờ là chuyện của dân IT hay chuyện mua sắm thiết bị, phần mềm. Đó là câu chuyện của tư duy và lòng dũng cảm của người đứng đầu. Hãy thử nhìn vào hai câu chuyện rất thật dưới đây:

Câu chuyện 1: Hành chính công và nỗi ám ảnh "in ra giấy để trình ký"

Chúng ta triển khai hệ thống dịch vụ công trực tuyến, cổng thông tin điện tử một cửa rất hoành tráng. Người dân ngồi ở nhà nộp hồ sơ, upload file PDF tiện lợi. Phần mềm hoạt động hoàn hảo!

Nhưng đằng sau quầy giao dịch thì sao? Cán bộ tiếp nhận vẫn phải tải file đó xuống, in ra giấy, kẹp vào bìa hồ sơ, mang đi trình sếp ký tươi, đóng dấu đỏ cộp một cái, rồi lại... mang đi scan để tải ngược lên hệ thống.

Phần mềm không có lỗi. Lỗi nằm ở quy trình không được thay đổi, và ở người lãnh đạo chưa dám vượt qua thói quen "nhìn thấy chữ ký tay mới yên tâm". Quy trình cũ không bị đập bỏ, các phòng ban vẫn cát cứ thông tin, thì phần mềm chỉ làm nhân viên thêm cực nhọc vì phải làm gấp đôi thao tác.

Câu chuyện 2: Trường học công lập và "cú đúp" sổ sách

Trong giáo dục, nhiều trường hào hứng mua phần mềm quản lý, áp dụng sổ điểm điện tử, học bạ điện tử. Mục tiêu là giảm tải cho giáo viên.

Thế nhưng trên thực tế, nhiều thầy cô đang kiệt sức vì phải làm "cú đúp". Nửa đêm họ lạch cạch gõ điểm lên hệ thống phần mềm, sáng hôm sau lên trường lại cặm cụi nắn nót chép tay điểm số đó vào sổ điểm cá nhân, sổ gọi tên ghi điểm giấy. Vì sao? Vì Ban giám hiệu, hoặc Phòng/Sở phía trên vẫn yêu cầu lưu hồ sơ giấy để "phòng hờ rủi ro, phục vụ thanh tra".

Thêm phần mềm không giúp giáo viên nhàn đi, mà lại biến họ thành những "cỗ máy nhập liệu" hai lần. Chuyển đổi số ở đâu khi tư duy quản lý vẫn bám chặt vào những trang giấy có mộc đỏ?

Cốt lõi của vấn đề: Vai trò của người thuyền trưởng

Mang công nghệ vào tổ chức không phải để "làm dáng". Đó là cơ hội để chúng ta dũng cảm thiết kế lại cách vận hành. Một tổ chức chỉ thực sự chuyển đổi số thành công khi người lãnh đạo dám trả lời và hành động dựa trên 3 chữ “dám”:

- Dám đập bỏ sự rườm rà: Sẵn sàng cắt bỏ những thủ tục trung gian vô nghĩa, chuẩn hóa quy trình trước khi đưa lên môi trường số.

- Dám phá vỡ "ốc đảo" quyền lực: Yêu cầu các phòng ban chia sẻ dữ liệu liên thông với nhau, thay vì ôm khư khư thông tin làm của riêng.

- Dám tin vào dữ liệu: Nhìn vào bảng điều khiển (dashboard) thời gian thực để ra quyết định, thay vì chờ đợi những xấp báo cáo giấy dày cộp nhưng số liệu đã nguội lạnh từ tháng trước.

Khởi nguồn của những bước tiến vĩ đại không nằm ở những dòng code, mà nằm ở khao khát thay đổi của những người dẫn đường. Đừng phó mặc sinh mệnh, hiệu suất của tổ chức cho một phần mềm vô tri. Hãy bắt đầu từ việc "thay máu" tư duy quản trị!

Không ai là biết tất cả. Hãy không ngừng học hỏi, tham khảo các mô hình, xin ý kiến các chuyên gia, để biết, để hiểu, để áp dụng.

Hãy suy nghĩ lớn nhưng bắt đầu từ việc nhỏ. Hãy làm một cách kiên trì, nhất định người đứng đầu sẽ được vinh danh vì tạo ra giá trị cho tổ chức.